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荆州市档案局文件
荆档案规〔2013〕2号
荆州市档案局关于印发《荆州市市直单位
纸质档案数字化加工规程》的通知
市直各单位：
为了落实《荆州市人民政府办公室关于贯彻落实电子档案移交与接收办法的通知》（荆政办〔2013〕39号）精神，切实做好我市电子档案移交接收和纸质档案数字化工作，保证纸质档案数字化加工质量，顺利实现2014年纸质档案和电子档案同时进馆，现将《荆州市市直单位纸质档案数字化加工规程》印发给你们，请结合本单位实际遵照执行。
荆州市档案局
2013年8月12日
荆州市市直单位纸质档案数字化加工规程
为了规范纸质档案数字化处理流程，确保加工质量，根据国家标准《纸质档案数字化技术规范》（da/t31—2005）和省档案局有关纸质档案数字化加工的规定，结合我市实际，制定本规程。
一、纸质档案数字化前处理工作
纸质档案数字化前处理工作，指纸质档案数字化转换前，对档案实体进行基础鉴定、整编、著录数据审核等，使之达到数字化处理规范要求的专业化技术准备工作。
（一）基础鉴定
为方便利用和防止泄密，纸质档案数字化加工前，应按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》等国家有关保密规定，对已到保密期限的档案和需要控制使用的档案进行解密和划控鉴定。鉴定应对档案原件直接鉴定。以卷为单位整理的档案，逐卷、逐件鉴定，若整卷档案中有一份文件需控制使用的，则整卷档案控制使用；以件为单位整理的档案，逐件审核。需划控档案应在档案封面和目录上加盖“控制”印章。控制使用的档案，扫描后进行技术处理，限制使用权限（纸制档案数字化前处理中基础鉴定注意事项附后）。
（二）档案整编
以卷为单位整理的档案，数字化加工前，应拆卷，对卷内文件进行以下处理：
1、处理重份文件。案卷中若有重份文件应当取出，并重新编制卷内文件目录。
2、修补破损文件。加工前应对档案中破损文件进行修补。
3、理顺文件排列顺序。原案卷中的文件排列顺序原则上应保持不变；原案卷中具有呈报与审批对应关系的文件（如请示与批复、报告与批件、咨询与答复、报告与任免等）、办理同一事由形成的相关文件（如来信来访的调查办理、案件的调查与处理、转发文与被转发文等）、同一名称的表格（如统计表、人事登记表、先进事迹登记表等）等如果分散排列的，应该重新调整顺序，集中排列，调整后应重新编目。
4、编制页号。对卷内文件重新排列、原页号错编和漏编的档案应重新编制页号。页号用铅笔编在文件正面的右上角和反面的左上角，空白页不编号，原先的页号应划上横线表示废止。
5、编制卷内文件目录。未编制卷内文件目录或有漏编、错编现象的，应根据档案实际重新编制或补充修正卷内文件目录（编目中具体问题的处理方法附后）。
6、完成基础考证。
（1）时间考证。文件时间由8位阿拉伯数字组成，如19590108。无法考证的时间应补“0”，如时间著录为00000200，表示案卷或文件仅知月份，年、日未知。
（2）责任者考证。文件责任者应按文件上的署名著录，机关团体责任者应用全称或统一规范的简称。对于“省（市、县）××厅（局）”、“本（厅、局）”、“省（市、县）政府”等不规范简称，著录时应规范为“××省（市、县）××厅（局）”、“××省（市、县）政府”等通用简称。两个责任者之间应用“；”区别。三个以上责任者的，著录前3个责任者，后面用“等”字省略。
（3）内容考证。案卷或卷内文件题名不能揭示档案或文件主要内容的，应根据案卷或文件内容重新拟订题名。重拟的题名应力求完整、准确、全面，并用“[ ]”加以标识。案卷或文件题名中有“全省（市、县）”、“我省（市、县）”、“各省（市、县）”、“我（厅、局）”等不规范简称的，应规范为“x x省（市、县）”、“x x省（市、县）x x厅（局）”等通用简称，同一地名的用法应保持前后一致。文件题名三要素的责任者与责任者项的名称一致，著录时，文件题名的责任者可省略。案卷或文件题名涉及数字的，年、月、日及部队番号、工程代号、设备型号等，应采用阿拉伯数字标识；专用名称如“十一届三中全会”、“十五大”、“三个代表”等，应照原文抄录。
7、规范案卷信息。每卷档案的档号具有唯一性，档号由全宗号、目录号、案卷号组成。案卷经过前处理后，需要更换卷夹的，重新填写案卷封面和脊背信息。
8、记录签名。对档案前处理中的检查和所有处理情况，如：取出重份档案、目录条目数和档案数量发生变更、对扫描对象的特殊说明等，均应在案卷备考表中记载；由检查和处理人员署名并标注日期，以示负责。对未进行任何技术处理的档案，也应在备考表中记录“已进行数字化处理前检查”字样，并签名。
采用以件为单位整理的档案，数字化处理前档案整编可参照上述相关条款处理。
（三）前处理审核
纸质档案数字化前处理完成后，要组织专人对档案目录与文件的一致性、案卷题名和页号编写的准确性等进行全面审核。
二、纸质档案数字化加工
纸质档案数字化加工质量的控制重点是：目录数据的规范性与完整性；扫描图像的清晰度、失真度和偏斜度；图像排列与档案排列的一致性；图像数据与数据挂接的正确性和数据存储格式的规范性。基本工作程序是：选择并安装档案管理软件；拆卷处理；建立目录数据；建立图像数据；图像检查与技术处理；数据挂接；档案还原装订。
（一）建立目录数据
1、使用档案管理软件录入目录。纸质档案数字化应选择规范的档案管理软件。以卷为单位整理的档案应准确录入案卷或卷内文件目录信息，以件为单位整理的档案应准确录入归档文件目录信息。经解密和划控鉴定的档案，应在案卷目录、卷内文件目录或归档文件目录录入界面的“密级”栏中，填写“开放”或“控制”，没有划控鉴定的，应标识为“未划”。密级项不得为空。
2、校对录入目录。应组织专人对录入的目录进行校对。
3、打印目录。纸质档案数字化加工后，应重新打印目录。
（二）建立图像数据
1、图像扫描方式。普通纸质文件一般彩色扫描。无法拆除装订的，如精装书等，应使用零边距扫描仪进行扫描。大于a3幅面的档案，先分幅扫描，再用图像软件进行拼接，或采用300万像素以上的数码相机拍照处理。原件字迹不清或破损的档案，应先修复，未能修复的，扫描时附加“原件不清”、“原件破损”等说明条，一并扫描。
2、图像分辨率。对于普通档案，无论是采用哪种扫描方式，图像分辨率设置为300dpi。对于需要进行ocr字符识别处理，将图像信息转换成文本信息的，图像分辨率应为≥200dpi。
3、图像数据储存格式。彩色扫描采用jpeg文件格式，文件后辍名为“.jpeg”或“.jpg”。
4、文件夹命名。文件夹采用实际对应的档号命名，图像文件按档号关系存放在最后一级文件夹中。以卷为单位整理的档案应逐级建立四级文件夹，依次为全宗级文件夹、目录级文件夹、案卷级文件夹、文件级文件夹（该级存放图像文件）。以全宗号为s46的原沙市市劳动局档案为例，第一级文件夹名s46（表示原沙市劳动局全宗档案）；第二级s46—2（表示2目录）；第三级s46—2—55（表示第55卷）；第四级s46—2—55—2（表示第2件），图像文件按页码的排列顺序存放在该级中，例图像命名为s46—2—55—2—001.jpg；以件为单位整理的档案应逐级建五级文件夹，依次为全宗级文件夹、年度级文件夹、类别级文件夹、保管期限级文件夹、件号级文件夹（该级存放图像文件）。以全宗号为j50荆州市档案局档案为例，第一级文件夹名为j50（表示荆州市档案局档案）；第二级j50—2010（表示2010年度档案）；第三级j50—2010—01（表示01类档案）；第四级j50—2010—01—永（表示永久档案）；第五级j50—2010—01—永—3（表示第3件档案），图像文件按页码的排列顺序存放该级文件夹中，例图像命名为j50—2010—01—永—3—001.jpg。
（三）图像检查与技术处理
完成扫描的图像，应当立即或在数据挂接前集中进行下列检查与技术处理工作：
1、检查扫描范围：对照档案原件检查是否全部进行了扫描；有无多扫和重复扫描现象。对出现的错误应当按档案原件进行更正处理，重复扫描的图像应当删除。
2、检查扫描质量。对照档案原件检查图像内容、顺序与档案原件是否相符；图像是否平直完整；是否存在截边（角）、折叠、压字现象，对出现上述情况的应重新扫描。
3、检查图像规范性。检查图像是否存在严重的偏斜、扭曲、变形等现象，用图像编辑软件进行纠偏、拉伸等技术处理，无法处理的应重新扫描。
4、检查图像清晰度。检查图像是否线条清晰、文字可读、画面干净。对黑边和污点进行去污修复；用软件调节图像的亮度、对比度和饱和度；对过淡过浓的字迹或线条进行局部深化或淡化处理，使图像达到最佳清晰度。
5、检查图像规格。按档案原尺寸裁剪图像，去除白边，节省存储空间，拼接分幅扫描的档案，使之组合一幅完整的图像。
6、检查图像参数设置。检查扫描方式、分辨率、存储格式等，对不符合要求的应当重新扫描处理。
（四）数据挂接处理
1、数据挂接方法。主要完成文件目录数据与图像数据挂接。可以采取手动先集中扫描后挂接、手动边扫描边挂接和先批量扫描，再利用专门软件批量挂接数据等方法完成数据挂接。
2、数据挂接要求。以卷为单位整理的档案应确保文件目录与案卷目录准确关联；确保每件档案的图像文件与该档案在数据库中的文件目录准确挂接；确保图像文件的内容、数量和排列顺序与档案原件一致。以件为单位整理的档案应确保每件档案的图像文件与该档案在数据库中的文件目录准确挂接；确保图像文件的内容、数量和排列顺序与档案原件一致。
（五）档案还原
完成数字化扫描的档案，应当按原样还原。以卷为单位整理的档案应对照目录排序，避免颠倒错位；装订时避免漏装、压字。以件为单位整理的档案扫描后按件扎线装订。
三、纸质档案数字化后处理工作
纸质档案数字化后处理是在纸质档案数字化加工后进行的以加工质量检查和数据备份为主要内容的验收性技术工作。
（一）数据加工质量检查
数据检查以《纸质档案数字化技术规范》为依据。主要检查图像文件与档案原件排列顺序的一致性、图像文件与相关目录对应的正确性、大幅文件图像拼接的完整性、扫描范围掌握的准确性、图像质量的清晰度和规范性等。每个全宗随机抽点5%～8%的档案，对照档案原件，采用逐条目录、逐页图像校对的方式进行质量检查。合格率不得低于95%。对于合格率低于95%的，删除数据重做。
（二）档案还原及装订质量检查
对照原目录清点档案，检查是否所有档案都已还原；检查档案排列顺序是否正确；检查档案是否有被损坏现象；检查档案装订是否符合国家规范要求；要求做到100%检查，所有不合格现象都要重新处理。
（三）数据备份
数据检查合格后，应按《电子档案移交与接收办法》做好备份工作，备份数据主要包括目录数据、全文扫描数据和挂接数据。备份应使用jvc国际档案级专用光盘。
本规程由荆州市档案局负责解释。
附件：1. 《纸制档案数字化前处理中基础鉴定注意事项》
2. 《荆州市市直单位纸质档案扫描范围规定》
3. 《前处理整理编目中具体问题的处理方法》
2013年8月12日
附件1：
纸制档案数字化前处理中基础鉴定注意事项
市直单位在开展纸质档案数字化前处理过程中，对档案进行基础鉴定应注意以下事项：
一、各单位标有“绝密”、“机密”、“秘密”字样的档案（以下简称涉密档案），严格按照《中华人民共和国保守国家秘密法》规定进行解密，解密权限只对本级涉密档案，上级涉密档案无权解密。
二、各单位已解密和未定密级的其它档案，凡涉及下列内容的，依照相关规定，结合本单位实际，应当控制使用：
1、涉及中国共产党（以下简称党）和国家重大问题、重大政治事件尚未作出结论、不宜公开的，对社会开放会影响党内团结、党和国家机关工作正常开展的档案；
2、建国后历次政治运动形成的不宜公开的档案。
3、涉及各级党和政府领导人及社会各界著名爱国进步人士的政治历史评价及工作与生活中不宜公开的，对社会开放有损个人形象、人格尊严和声誉的档案；
4、涉及台、港、澳同胞和海外华侨中爱国进步人士的，对社会开放会损害其声誉和权益的档案；
5、涉及民族纠纷、民族矛盾和统战、侨务、宗教工作中内定的方针、政策的，对社会开放会影响民族团结、社会稳定和不利于国家统一的档案；
6、涉及行政区域之间的边界问题，对社会开放后可能激发边界纠纷、影响社会稳定和人民团结的档案；
7、涉及准确记载风俗民情，对社会开放后可能资敌军事、经济战略或损害民族形象的档案；
8、涉及与国外科技交流、经济合作、贸易往来、外事工作中内部掌握的政策、策略及对具体事件的处理意见、方案的，对社会开放会使我国在对外活动中处于不利地位或在政治上造成被动、经济上造成损失的档案；
9、涉及财产纠纷和未了结债权、债务的档案；
10、涉及司法、监察、纪检及组织人事工作中对有关人员违纪违法的调查与具体审理情况的，对社会开放会造成不良政治影响或不利于审理人员及举报人等人身安全的档案；
11、涉及公民隐私的，对社会开放会损害公民声誉和权益的档案，主要包括：政治审查、案件调查与取证、个人检查、内部点名通报批评等方面的档案；
12、涉及人事管理工作中对干部进行考察、奖惩、任免、职称评定等酝酿、讨论、决策过程中形成的档案；
13、其它影响党和国家利益的档案。
附件2：
荆州市市直单位纸质档案扫描范围规定
为了降低档案数字化加工成本，节约数据存储空间，提高数字档案管理和利用工作的效率，根据省档案局有关要求，现明确市直单位纸质档案扫描与不扫描范围。
一、扫描范围
1、发文中的正本文件（盖有印章或签名生效的正式文件）及其附件；
2、发文中没有正本文件的文件定稿；
3、有本级党政领导人亲自批示和审改内容的文件底稿；
4、未被全文转发过的收文；
5、记录有阅文、办文处理意见和签名的文件处理签；
6、处理历史事件和办理文件过程中形成的信函、便条等各种形式的记录材料；
7、登记表、报表、会议记录等其它各种非公文格式的文稿；
8、永久、长期和30年保管档案全部扫描。
二、不扫描范围
1、重份文件
2、有正本文件的一般性发文底稿；
3、已被其它文件全文转发，并与转发件（发文）排列在一起的被转发文件（收文）；
4、成批报表中内容相同的填表说明；
5、记录本等成册档案材料中的空白页；
6、已建立有数据库的档案目录和备考表；
7、保存有电子文本的纸质文件（电子文本加上电子签名和电子印章后，即可直接作为电子档案）；
8、会议卷经验交流材料一律不扫描；
9、上级文件普发的或与本单位职能无关的不扫描。
10、短期和10年档案不扫描。
附件3：
前处理整理编目中具体问题的处理方法
一、“组合条目”的编制
组合条目是指将一组内容密切相关的文件组合成一件文件，对其进行综合编目形成的组合式目录条目。符合下列条件的文件适合编制组合目录：
1、具有呈报与审批对应关系的文件
例如：请示与批复、报告与批件、咨询与答复、报告与任免等。
2、办理同一事由形成的相关文件
列如：来信来访的调查办理、案件的调查与处理、转发文与被转发文等
3、按机构或地区集中排列的同一名称的表格
例如：统计表、人事登记表（卡片）、先进事迹登记表等
组合条目的编制方法与要求如下：
1、将一组文件组合编制成一个条目。
2、组合题名应综合揭示一组文件的形式和内容特征。
3、原则上对一组文件中排列在最前面的文件进行著录，其后相关文件的内容通过自拟方式在组合条目的题名中揭示。
举例：关于同意荆州市档案局增设信息科的批复[及相关请示]
荆州市档案局关于设立信息科的请示[及编办的批复]
4、责任者、文号、日期等项均按第一份文件著录。
二、简报类文件的编目
简报类文件主要指“工作简报”、“工作通讯”、“情况交流”、“工作动态”、“情况反映”、“情况通报”等。编目方法与要求如下：
1、题名项填写简报编制单位名称（可用规范简称）加简报名称加年度和期号加简报内容主题概要。内容主题概要两端应加圆括号。举例：[荆州市档案局工作简报一九七八年第一期（市内各地档案工作动态）]。
2、文号项不填写内容。
3、责任者项填写简报编制机关名称（可用简称）。
4、时间项填写简报签发时间，不要填写简报中引用文件的时间。
三、报表类文件的编目
报表类文件是指由相关主管部门统一编制，由填表单位按规定时间组织填报的表格式文件。编目方法与要求如下：
1、报表前有报送函等文件的，以报送文件为著录对象；报表前没有报送文件的，直接以报表为著录对象。
2、由若干分表组成的一套报表，应视作一个整体，统一著录。一般应以报表封面上的报表名称及相关内容为著录对象。
3、报表的题名由填表单位加年度加报表名称组成。这里的填表单位是指对填写内容负责的单位；年度是指报表内容针对年度，而不是填表年度。例如：[荆州市档案局（馆）2000年度干部统计年报]、[荆州市档案局1995年度档案事业统计年报]、[荆州市机械工业学校1987/1988学年初中等专业学校基层报表]
4、报表的责任者为填表单位。不要把报表右上角报表制发标记中的制表单位或批准发布单位误当作填表单位。
5、没有报送文件的报表不填文号。不要把报表右上角报表制发标记中的文号混淆为填表单位的文号。
6、报表的时间项填写最后审核时间。
四、领导讲话的编目
领导讲话类文件文件编目难点是如何确定文件的责任者。责任者确定方法如下：
1、会议上印发的领导讲话文件。责任者为讲话人。
2、由会议组织方根据记录整理编印，未经本人审阅的领导讲话或传达提纲文件。责任者为组织整理编印文件的机关。
3、由机关用公文正式印发的领导讲话。责任者为发文机关。
4、下级翻印上级领导讲话文件。责任者填写翻印机关。备注项应注明“翻印”。说明此文件并非原件，不宜直接引用。
五、标题中带引用文号文件的编目
标题中带引用文号文件指的是一些单位在转发或办理文件时，常常在本单位制发的文件标题中直接引用被转发或办理文件的文号而未指明文件主题（问题）的一类文件。
例如：关于转发荆档发〔1986〕20号文的通知
应补充为：关于转发荆档发〔1986〕20号文[加强机构改革中的档案工作]的通知
六、集中归档的人事表格、卡片的编目
集中归档的人事表格、卡片等一般按文件类型集中归档，按机构性质、级别或地域特征进行排列。这类文件主要有干部（职工、学生）简历表（卡片）、政治审查表、调资定级表、人事表彰表等。
编目方法与要求如下：
1、可以按表格性质、机构级别或地域特征分别组合，编制组合条目。
2、题名由报送单位或地域名称加年度加表格名称加人名组成。
例如：[荆州市水利局所属单位1965年]大、中专毕业生评定级表[张三、李四]
3、责任者项可不填写内容。
4、日期项只填写年度。
七、首长批件的编目
首长批件类文件是指以书记、省（市县）长等领导批示意见为归档对象的文件。这些批示一般都直接批注在相关文件和信函上，由办公厅（室）编号后组织办理。首长批件与普通文件的区别主要有两点：一是归档时仅保留了批示而没有完整地保留文件、信函全文；二是这些批示一般都有专门的编号。
编目方法与要求如下：
1、题名格式为“xx书记（省、市、县长）对xx（单位或个人）关于xx问题来函的批示”。
2、责任者填写批示人。
3、时间填写批示时间。
4、文号填写批示编号。
八、越级报送文件的编目
下级越级报送的文件上往往有被越过机关签署的意见并盖有印章，这类文件编目的难点在于，是以文件本身为著录对象，还是以被越过上级机关签署意见为著录对象。
编目方法与要求如下：
1、以报送文件本身为著录对象。
2、题名应揭示报告和被越过机关签署意见两方面的内容。
例如：江陵县教委关于撤销xxx为省级教育先进工作者的报告[及荆州市教委的审查意见]
3、责任者为报告制发单位。
4、时间为报告制发时间。
荆州市档案局办公室 2013年8月12日印发