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市直各机关、人民团体、企事业单位：
现将《荆州市档案馆档案接收暂行办法》印发给你们，请结合实际认真执行。
荆州市档案局
2014年6月25日
荆州市档案馆档案接收暂行办法
第一条 为了规范荆州市档案馆（以下简称“市档案馆”）档案接收工作，根据《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》、《湖北省档案管理条例》和《荆州市档案馆收集档案范围实施细则》的有关规定，结合本市实际，特制定本办法。
第二条 档案接收的范围
（一）市直机关、人民团体、事业单位和其他组织形成的需永久、30年（或长期）保管的档案。
（二）市委、市政府临时工作机构及机构改革中撤销、改制单位的全部档案。
（三）市重点工作、重要人物、重大活动、重大建设项目、重大科研项目、重大生态保护项目和地方特色等档案。
（四）市属破产、改制国有企业和撤并事业单位档案。
（五）进馆档案门类包括文书档案、会计档案、科技档案、专业档案、声像档案、电子档案、实物档案等。
（六）其他应由市档案馆保存的档案、资料。
第三条 档案接收的时间
（一）市直单位档案自形成之日起满20年应向市档案馆移交。
（二）因保管条件制约，并且符合纸质和电子档案“两套制”进馆条件的单位，经市档案馆同意，可以提前向市档案馆移交；因保密需要或利用频繁的专业档案，经市档案馆同意，可以延期移交，延期移交不得迟于5年。
第四条 档案整理的质量标准
档案移交单位应对拟移交进馆的档案进行整理。整理后进馆档案及检索工具应符合以下质量要求：
（一）2005年以前形成的文书档案，应符合《文书档案案卷格式》或《归档文件整理规则》规定的质量标准。2005年以后形成的文书档案，应按照《归档文件整理规则》和《湖北省归档文件整理实施细则》的规定进行整理。
（二）科技档案应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（gb/t11822—2008）规定的质量标准。
（三）电子档案应符合《电子文件归档与管理规范》（gb/t18894—2002）及省市相关规定的质量标准。
（四）照片档案应符合《照片档案管理办法》（gb/t11821——2002）和《湖北省照片档案管理指导意见》（鄂档规〔2011〕2号）相关规定的质量标准；录音、录像档案应符合《磁性载体档案管理与保护规范》（da/t15—95）规定的质量标准。
（五）会计档案应符合《会计档案管理办法》和《湖北省会计档案管理实施办法》规定的质量要求。
（六）实物档案以及资料应符合《湖北省机关档案工作业务建设规范》规定的质量要求。
（七）重大建设项目档案应符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（da／t28—2002）规定的质量标准。
（八）全宗卷应符合《全宗卷规范》（da／t12—2012）规定的质量标准。
第五条 档案接收的具体要求
（一）为便于对接收进馆档案的管理和利用，移交单位必须全面移交与档案有关的全宗卷。
（二）按件整理的文书档案在进馆前应以件为单位采用线绳装订。文件较薄的，在文件左上角斜角踏线；文件较厚的，采用“三孔一线”装订方法。装订应不影响归档文件的阅读和复制。
（三）档案盒式样、规格及质量符合国家标准。
（四）封面和脊背处进行规范化标注。案卷封面和脊背的项目应标注完整、清晰、规范，符合有关要求。
（五）案卷目录或归档文件目录应按年度—保管期限编制一本或若干本。以卷为单位整理的一本目录原则上不得超过1000个案卷号（即1个目录不得超过1000卷档案；超过后另给一个目录号，案卷重新从“1”编号）。
（六）声像档案、电子档案、实物档案、资料等应单独建立检索工具。
（七）全宗内所有进馆档案及目录应按照《荆州市市直单位纸质档案数字化加工规程》进行数字化加工，在移交纸质档案时，
必须同时移交相应的电子档案数据光盘一式三套。
电子档案数据光盘内容包括：
1、目录数据库。
2、全文数据库。
3、原始扫描图像。
4、档案管理软件运行环境及相关情况说明。
（八）电子档案应按照《电子档案移交与接收办法》与省市规范要求移交进馆。
第六条 档案接收的工作流程
（一）各移交单位应根据“荆州市档案馆档案接收工作流程”（附件1）要求，做好档案移交进馆前准备工作，并于每年年底向市档案馆提出下一年度拟移交档案书面申请，提交“荆州市档案移交进馆申请计划表”（附件2）。
（二）市档案馆收到有关单位档案移交申请及移交进馆计划表后，在15个工作日内派人到移交单位检查拟进馆档案的整理情况，检查内容包括：
1．进馆档案质量是否符合国家和本省、市有关规范标准的要求。
2．是否按市档案馆统一给出的全宗号，进行了案卷（件、盒）号的具体编制。
3．涉密档案是否按规定完成解密划控工作，涉密档案案卷封面、案卷目录、卷内文件目录或归档文件目录备注栏上注明“控制”。
4．进馆档案检索工具的数量和质量是否符合要求。
5．是否按《全宗卷规范》（da/t12—2012）的规定建立了全宗卷。
6．纸质档案是否与电子档案相符。
（三）市档案馆检查人员对拟进馆档案的整理质量做出评价，不符合整理质量要求的，应进行补充整理，达到整理质量要求方可进馆。
（四）市档案馆检查验收合格后签字确认，移交单位应在签字后10个工作日内将拟进馆档案、检索工具、全宗卷和与之相对应的电子档案数据光盘一并移交进馆。
（五）档案移交时，交接双方对纸质档案逐卷、逐件清点，与纸质档案相对应的电子档案逐一审核合格后，填写“荆州市档案馆档案移交文据”（附件3）、“荆州市电子档案移交与接收登记表”（附件4），一式二份，双方经手人签字，加盖单位公章，各执一份保存备查。
第七条 本办法自发布之日起施行。本标准有效期五年，即2014年6月25日——2019年6月25日。