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为全面加强“东方之星”翻沉事件档案资料的收集归档工作，荆州市档案局印发通知，要求各县（市、区）档案局、市直有关单位对翻沉事件档案资料收集整理工作进行安排部署。一是要求事件涉及部门明确工作责任，指定专人负责事件文件材料的收集归档工作，并通过建立事件救援工作档案专题，对归档的事件救援档案进行集中保管；二是要求各地、各单位突出重点，广泛收集事件相关的各种载体的档案资料，并对指挥协调、救援救助、预报监测、医疗卫生、安置安抚、宣传工作中形成的文件材料及其他与事件救援工作有关的文件材料收集归档范围提出了具体要求；三是要求各地档案部门切实做好对事件救援文件材料收集归档工作的监督指导。同时，要求各相关部门依法按时向各地国家综合档案馆移交事件档案资料。市直有关单位已迅速启动，并将此项工作推向了深入。
监利县印发《县委办公室、县政府办公室关于“东方之星”翻沉事件档案资料收集移交工作的通知》，县长黄镇要求抓好此项工作，县档案局结合县委短信平台，党政qq群，电视台、广播等媒体向全县机关、社会组织、人民团体和广大市民征集涉及事件的文字、图片、声像、电子、实物等载体的档案资料。6月16日，监利县委召开常委会，研究讨论县档案局制定的《“东方之星”翻沉事件档案资料收集、整理工作方案》。县委、县政府加强事件档案资料收集、整理工作的组织领导，协调参与此次事件处置的上级领导、县以上、以外部门、新闻媒体、解放军、武警部队等单位和个人档案资料的收集工作。全县各单位、各部门、各人民团体和个人积极配合此次事件档案资料的收集，按照档案部门的要求将档案资料收集齐全，及时移交。县档案局加强此次事件档案资料收集工作的组织、指导，并整理规范、集中管理、保管安全、有效利用。县财政将安排专项资金确保此项工作的完成。
6月15日，洪湖市政府副市长熊瑛召开翻沉事件档案资料收集协调会，就贯彻落实省人民政府办公厅《关于做好“东方之星”号客轮翻沉事件应急处置情况资料收集整理及报送工作的通知》精神，对协调做好重大活动档案收集做出安排部署。市纪委、市宣传部、市民政局、市档案局（馆）等单位领导参加会议。会后，洪湖市委办、市政府办印发《关于做好“东方之星”翻沉事件档案资料收集移交工作的通知》，规范事件应急处置全过程的资料收集、整理和报送工作。洪湖市档案局志愿服务队放弃休息时间，热情接待事件家属，及时安抚家属情绪，为他们提供周到的服务、满意的住宿，并组织和发动有私家车的亲朋好友，悬挂黄丝带义务接送事故家属，展现洪湖人民的担当精神和档案队伍的良好形象。